وحدة العلاقات العامة والإعلام

مهام وحدة العلاقات العامة والإعلام : 

1. الترحيب بكبار الشخصيات من البعثات.
2. تزويد الصحف ببعض الأخبار الخاصة بالموسم.
3. المشاركة بفاعلية في المناسبات.
4. إعداد المناسبات المختلفة للمؤسسة في موسم الحج .
5. تسليم المطويات  والكتيبات الواردة لمجموعات الخدمة الميدانية.
6. تسليم الصحف الواردة لمجموعات الخدمة الميدانية .
7. تسليم الملصقات الواردة من الوزارة لمجموعات الخدمة الميدانية.
8. مشاركة العلاقات في عملية التصعيد إلى عرفات.
9. إعداد المشاركة في مناسبات أيام التشريق بمنى مع البعثات .
10. المشاركة في مناسبات الجهات الحكومية المختلفة .
11. استقبال البعثات الزائرة لمقر المؤسسة بمنى .
12. مشاركة العلاقات في عملية المغادرة للمدينة.
13. مشاركة العلاقات في عملية مغادرة الحجاج إلى بلادهم.
14. الحرص على المشاركة بفاعلية في مهرجان الجنادرية السنوي.
15. المشاركة في إيجاد علاقة بين المؤسسة وبعثات الحج.
16. المشاركة في إيجاد علاقة بين المؤسسة ومساهمي المؤسسة.
17. الحرص على المشاركة في المعارض التي تقيمها وزارة الحج.
18. المشاركة فيما ينشر في مجلة الحج.
19. المشاركة  في توزيع الجرائد بلغة الحجاج على بعثات الحج.
20. المشاركة في المناسبات التي تقيمها المؤسسة مع بعثات الحج.
21. المشاركة في المناسبات التي تقيمها بعثات الحج.

مهام العلاقات العامة والمراسم  :

1. استقبال وتوديع كبار الشخصيات وضيوف المؤسسة وترتيب البرامج الخاصة بزياراتهم لمرافق المؤسسة والمعالم السياحية والدينية والمشروعات الحديثة والعملاقة المختلفة في مكة المكرمة وغيرها إذا تطلب الأمر .
2. تجهيز وإعداد الأماكن الخاصة بإقامة الفعاليات والاحتفالات المختلفة التي تقيمها المؤسسة .
3. مشاركة الشئون الإعلامية في تنظيم الندوات والمؤتمرات واللقاءات والاحتفالات العامة مثل حفلات تكريم العاملين بالمؤسسة ، والجمعية العمومية ، وتنظيم الدورات والمحاضرات والاحتفال بنجاح موسم الحج وتكريم البعثات وغير ذلك بحسب البرنامج المعد لكل مناسبة أو أي حدث يتم بالمؤسسة .
4. الاتصال المنتظم مع المؤسسات والهيئات والشخصيات الإعلامية وموافاتها بالبيانات المستجدة اللازمة عن أنشطة وبرامج المؤسسة والرد على استفساراتهم .
5. متابعة ما ينشر بالصحف المحلية وإعداد الملف الصحفي اليومي وتوزيعه على رئيس وأعضاء مجلس الإدارة وكذلك الشكاوي والملاحظات والاقتراحات ومتابعتها مع الجهات المعنية لإعداد الردود والإجابات الوافية عليها .
6. إعداد صياغة إعلانات التهاني الرسمية والدعوات خلال العام بحسب برنامج يغطي مختلف الصحف والمجلات .
7. توزيع المطبوعات التي تصدرها المؤسسة إلى كافة الوزارات والمصالح الحكومية والمسئولين بالمؤسسة والشخصيات العامة والإعلامية ومجموعات الخدمات الميدانية بما في ذلك بطاقات المعايدة.
8. التنسيق مع الإدارات المختلفة فيما يتعلق بتأمين المطبوعات الدينية والإرشادية والنشرات ذات العلاقة بمؤسسات أرباب الطوائف ووزارة الحج ووزارة الشئون الإسلامية خلال موسم الحج  وتزويد الحجاج بها وكذا الجهات المعنية بالمؤسسة .
9. دعوة طلاب المدارس المختلفة والجامعات والمعاهد وغيرها من مؤسسات التربوية والفكرية والتعليمية لزيارة مرافق المؤسسة ، والتعرف على انجازاتها ونشاطاتها المختلفة .
10. القيام بتصوير المناسبات المختلفة التي تقيمها المؤسسة بشكل عام وتوثيقها وتزويد الصحفيين بالصور المطلوبة لنشرها في حينه مع الأخبار الحية .

مهام الشؤون الإعلامية :

1. وضع الخطط والبرامج لنشاطات المؤسسة الإعلامية وتنفيذها .
2. عمل التقارير الإخبارية والتغطيات الإعلامية لكافة الإحداث والمناسبات المختلفة للمؤسسة وتولى نشرها في مختلف الوسائل الإعلامية .
3. إجراء المقابلات الصحفية والإعلامية مع مختلف المسئولين ذات العلاقة ، بشئون المؤسسة لإبراز إنجازات وتطور المرافق التي تشرف عليها .
4. إجراء التحقيقات الصحفية الميدانية التي تغطي مختلف المرافق والإدارات في الدولة والتي تعني بشئون الحج والحجاج .
5. إقامة جسور التعاون والتنسيق مع وسائل الإعلام المختلفة المقروءة والمسموعة والمرئية لإبراز نشاطات المؤسسة ومجموعات الخدمات الميدانية .
6. إصدار النشرات والمجلات التي تبرز أوجه نشاط المؤسسة والدولة بالإضافة إلى دورها التوعوي والإرشادي والخدمي .
7. مراجعة وصياغة المواد الصحفية والإعلامية التي يعدها الصحفيون والإعلاميون لتكون متماشية مع المنهج الإعلامي للمؤسسة .
8. الإشراف على الكتيبات والنشرات التي تخص وحدات المؤسسة المختلفة لظهورها بالشكل المناسب والمطلوب .
9. المشاركة في المناسبات التي تخص المؤسسة وتمثيلها بالتغطية الإعلامية والصحفية في الداخل والخارج وتوزيع الكتيبات والنشرات وكافة المطبوعات التي تبرز انجازات المؤسسة أثناء تلك المناسبات .
10. تبادل الزيارات والتعاون مع إدارات الإعلام في مختلف الهيئات والمؤسسات والشركات الوطنية بالدولة .
11. المشاركة في إعداد الندوات واللقاءات والاجتماعات وورش العمل والمحاضرات والمؤتمرات والمهرجانات المتعلقة بنشاطات المؤسسة داخلياًً وخارجياً .
12. المشاركة في الاجتماعات والمؤتمرات المتعلقة بالعمل الإعلامي ومتابعة الأفكار والاقتراحات التي تطرح في هذه الفعاليات للاستفادة منها في بلورة برامج الإعلام بالمؤسسة.
13. القيام بدعوة الصحفيين ورجال الإعلام وكبار الشخصيات لحضور بعض المناسبات التي تقيمها المؤسسة واطلاعهم على ما حققته من انجازات طوال العام وبشكل خاص خلال موسم الحج .
14. إدارة محتوى البوابة الإلكترونية للمؤسسة .
15. تنفيذ إجراء البرنامج الترحيبي واستعداد استقبال الحجاج في المطار والشميسي والجموم وتوزيع الهدايا .